Este manual foi desenvolvido para orientar os beneficiários de recursos da Fapeal na correta utilização e prestação de contas dos valores recebidos. O objetivo é garantir que a aplicação dos recursos ocorra de forma transparente, eficiente e em conformidade com as normas vigentes. O material busca tornar o lidar com regras e processos financeiros mais claro e acessível, oferecendo diretrizes importantes para evitar erros que possam comprometer a regularidade da prestação de contas e futuras solicitações de apoio.

Caso surjam dúvidas, o Setor de Prestação de Contas da Fapeal está à disposição para oferecer suporte e orientações.

A vigência do projeto está expressamente definida no Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio à Pesquisa ou Subvenção Econômica. O recurso financeiro sob nenhuma hipótese pode ser executado antes ou depois da data especificada. Gastos realizados fora da vigência serão glosados.

Os prazos para apresentação de prestação de contas e de relatório técnico-científico são estabelecidos no Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio à Pesquisa ou Subvenção Econômica.

O outorgado deverá abrir uma conta corrente comum, em qualquer agência do Banco do Brasil.

No ato da abertura da conta corrente no Banco do Brasil, deve ser implantado o Pacote de Serviços Essenciais, sem a cobrança de tarifas, conforme regulamentado pela Resolução n.º 3.919/2010 do Banco Central do Brasil. Isso deve ser indicado na declaração de abertura de conta corrente específica para o projeto, emitida pela Fapeal. Se a instituição bancária se recusar a implantar o Pacote dos Serviços Essenciais, o outorgado deve solicitar ao banco declaração por escrito da recusa para fins de prova junto à Fapeal.

Os recursos concedidos deverão ser movimentados, exclusivamente, pelo outorgado. Ele é o único autorizado formalmente para o ato.

Obrigatoriamente, os recursos recebidos devem ser aplicados imediatamente em caderneta de poupança, garantindo a sua correta administração financeira. Se a instituição bancária se recusar a realizar a operação de aplicação financeira em caderneta de poupança, o outorgado deve solicitar ao banco declaração por escrito da recusa para fins de prova junto à Fapeal.

Os rendimentos obtidos com a aplicação financeira, desde que previamente autorizados pela Fapeal, poderão ser aplicados, exclusivamente, na execução do projeto de pesquisa aprovado.

Sim, a utilização dos valores está restrita aos itens previstos no plano orçamentário aprovado pela Fundação.

Caso haja necessidade de alterações, estas devem ser solicitadas pelo outorgado e aprovadas pela Fapeal, conforme especificado no item 5 do manual.

Em caso de qualquer despesa realizada fora das autorizações previstas no plano orçamentário, será de responsabilidade exclusiva do outorgado a devolução do recurso.

Não. Na conta corrente vinculada (Fapeal/outorgado) somente serão admitidos recursos concedidos pela Fapeal. São vedados depósitos com recursos de outras fontes, exceto as devoluções de valores de despesas glosadas e/ou não autorizadas.

O outorgado será responsável pelo controle e movimentação da conta corrente.

Em caso de suspeita de crimes cibernéticos ou fraudes eletrônicas, deve comunicar imediatamente às autoridades competentes, adotar medidas de segurança para proteger suas informações e informar oficialmente à Fapeal. Em caso de roubo, o outorgado deverá providenciar o Boletim de Ocorrência e comunicar imediatamente o fato à Fapeal, através de ofício, anexando o referido Boletim.

O outorgado somente estará adimplente com a Fapeal após a aprovação do Relatório Técnico Científico Final e de sua Prestação de Contas Final. Se for o caso, também após a efetivação da doação dos materiais permanentes para a instituição à qual a pesquisa está vinculada, a critério da Fapeal.

O outorgado deverá comunicar imediatamente à Fapeal que poderá, após avaliação, autorizar seu desmembramento, descarte ou baixa, ou determinar outras providências.

A concessão dos recursos públicos pela Fapeal, assim como sua utilização pelo outorgado, deverá observar os princípios da administração pública, o Art. 93, § Único da Constituição do Estado de Alagoas, o Art. 70, § Único da Constituição Federal, além de outras disposições.

O outorgado somente poderá efetuar os pagamentos de despesas mediante crédito em conta bancária, PIX de titularidade dos fornecedores e/ou prestadores de serviços (depósito ou transferência) e pagamento de boleto bancário.

Em casos excepcionais, o outorgado poderá efetuar despesas em cartão de crédito do titular do projeto em parcela única.

O ressarcimento ao outorgado deverá ser realizado via PIX, depósito ou transferência bancária da conta corrente do projeto, juntando para comprovação de pagamento a nota fiscal do produto ou serviço na prestação de contas.

Sim, qualquer modalidade de pagamento deve estar equivalente ao valor da nota fiscal/fatura.

As compras de materiais ou serviços deverão ser realizadas em nome do outorgado/CPF, em caso de AUXÍLIO À PESQUISA, e nome da empresa/CNPJ, em caso de SUBVENÇÃO ECONÔMICA.

Sim, previamente a cada despesa, seja de custeio ou de capital, independente do valor, o beneficiário/outorgado deverá realizar pesquisas de preços no mercado, entre, no mínimo, 3 (três) fornecedores do mesmo ramo de atividade, comprovadas por orçamentos físicos ou eletrônicos.

Sim, exceto nos casos de fornecedor exclusivo (com carta de exclusividade) ou justificativa circunstanciada do responsável sobre a não apresentação da pesquisa de preço.

Podem ser apresentadas capturas de tela como pesquisa de preço na internet, desde que os itens pesquisados tenham a mesma descrição e os links dos sites estejam visíveis.

O saldo, caso existente, deverá, no prazo máximo de 30 (trinta) dias, ser devolvido à Fapeal, conforme as Normas para Prestação de Contas. O outorgado deverá solicitar a conta corrente para a devolução através do e-mail do Setor de Prestação de Contas.

O outorgado será responsável pelo pagamento das despesas como tarifas bancárias, juros, multas, impostos, bem como, quaisquer outras despesas não previstas no plano orçamentário.

É vedado ao outorgado:

• A aplicação financeira em outra modalidade que não seja em caderneta de poupança.
• Contratar ou disponibilizar as verbas concedidas como auxílio para a execução do projeto, sob qualquer título, a pessoas físicas ou jurídicas com as quais estejam vinculados por laços familiares (até 3º grau), cônjuges, ou que tenham como sócios o outorgado ou seus parentes próximos.
• Contratar ou disponibilizar verbas a pessoas jurídicas que sejam parte da execução do projeto.
• Contratar ou disponibilizar verbas a pessoas físicas ou jurídicas com as quais o outorgado mantenha negócios, dívidas ou créditos.
• Contratar ou disponibilizar verbas a pessoas que participem da equipe técnica do projeto, exceto para concessão de diárias e passagens.
• Contratar ou disponibilizar verbas a pessoas físicas com vínculo de trabalho com a Outorgante (Fapeal).
• Transferir verbas ou saldos de uma conta corrente exclusiva de um projeto para a conta de outro projeto.
• Exceder os valores das diárias fixados conforme regulamentação própria.
• Efetuar pagamentos a si próprio ou a membros da equipe, exceto diárias, desde que previstas no plano orçamentário, comprovadas e autorizadas pela Fapeal.
• Realizar compras a prazo.
• Efetuar pagamentos antecipados, exceto para diárias ou quando exigido pelo fornecedor (com pedido/contrato e prazo de entrega/serviço dentro da vigência).
• Apresentar extratos bancários ilegíveis.
• Destinar os recursos para finalidades diversas daquelas aprovadas no plano orçamentário e no Termo de Outorga.
• Utilizar os recursos recebidos a título de empréstimo para reposição futura.
• Transferir os recursos recebidos da Fapeal para outras instituições, fundações ou entidades similares com o propósito de delegar a execução financeira do projeto a terceiros.
• Efetuar pagamento de taxa de administração a instituições, fundações e similares.
• Nomear procurador para administração financeira dos recursos.
• Efetuar o pagamento de garantia estendida de bens de capital.
• Efetuar compras de materiais ou serviços em nome/CNPJ da Fapeal.
• Sacar recursos do projeto em espécie por qualquer meio, exceto para o pagamento de trabalho braçal.

A classificação das rubricas financiáveis é baseada na Portaria Interministerial STN/SOF n.º 163/2001 e Portaria n.º 448/2002 do Ministério da Fazenda - Secretaria do Tesouro Nacional. Os itens de dispêndio devem ser essenciais e imprescindíveis à execução da atividade proposta e devem ter justificativa técnica bem fundamentada.

Despesas de Custeio são as despesas necessárias à prestação de serviços e à manutenção da ação da administração, como, por exemplo, o pagamento de pessoal, de material de consumo e a contratação de serviços de terceiros.

Diária é o valor destinado a custear despesas de alimentação, hospedagem e locomoção urbana em deslocamentos temporários de sede, para fins de pesquisa, dentro do estado, do país ou no exterior.

A diária é concedida pelo período de afastamento, contadas por pernoite.

Para fins de concessão de diárias, a sede é definida como o endereço oficial do campus onde o outorgado está lotado e/ou endereço de sua residência.

Os valores das diárias são fixados segundo normas estabelecidas na Resolução do Conselho Superior da Fundação, disponível no site da Fapeal.

Para fins de comprovação das diárias, devem ser apresentados: Recibo de Diárias (conforme modelo no site da Fapeal) e documento que comprove a estada do beneficiário no destino (ex: cupom fiscal, nota fiscal, ticket de embarque, certificado de participação em evento).

Compreendem os materiais utilizados para o desenvolvimento da pesquisa, nacionais, de vida útil inferior a dois anos que, com o uso, esgotam-se ou perdem a identidade física. São financiados somente em quantidade de consumo imprescindível ao desenvolvimento da pesquisa.

Livros deverão ser solicitados como material de consumo quando forem para uso do outorgado. Quando se destinarem a uma biblioteca, serão solicitados como material permanente (Despesa de Capital).

Devem ser apresentados, conjuntamente: as pesquisas de preços efetuadas (mínimo 3), o comprovante de pagamento (recibos, comprovantes de depósito/PIX/transferência, boletos) e a nota fiscal, cupom fiscal ou DANFE.

Quando a descrição do item na nota fiscal divergir da descrição do item no plano orçamentário, a equivalência deverá ser descrita, no ato da prestação de contas, no formulário da despesa de custeio, no campo designado para "equivalência de itens".

Deve ser comprovado conjuntamente com: Extrato do cartão de crédito (destacando a compra), com a quitação da fatura; "Commercial Invoice"; Comprovante de outras despesas (transporte internacional ou Receita Federal).

Deve ser comprovado conjuntamente com: "Commercial Invoice" quitada pelo emitente; Comprovantes das despesas com a remessa bancária emitida pela instituição bancária (Contrato de Câmbio); Comprovante de outras despesas (transporte internacional ou Receita Federal); Declaração de Importação.

Deve ser anexado na Prestação de Contas o comprovante da taxa de câmbio utilizada na conversão da despesa em moeda estrangeira, à época da realização da despesa. Na ausência, a Fapeal considerará a cotação cambial publicada pelo Banco Central.

Consideram-se despesas de transporte os gastos com transporte aéreo e terrestre utilizados pelo outorgado para deslocamento entre cidades, a fim de participar de eventos, trabalhos de campo e visitas técnicas diretamente relacionadas ao projeto. Passagens fluviais também se referem a transporte de pessoas por embarcações.

Emitir em classe econômica, sempre que possível em tarifa promocional, com as datas marcadas de ida e volta dentro da vigência do Termo de Outorga.

O projeto não cobrirá despesas com multas, bagagens ou remarcações. Excepcionalmente, em auxílio à organização de evento, custos de remarcações para palestrantes podem ser cobertos se autorizados.

Não é permitida a aquisição de passagens aéreas utilizando pontos do programa de milhagens ou cash back para posterior ressarcimento. O projeto somente cobrirá as despesas efetivamente pagas.

A compra deve ser comprovada apresentando E-ticket ou bilhete físico. Se adquirida com cartão de crédito, a fatura do cartão devidamente quitada (destacando a compra) e o comprovante de ressarcimento para o outorgado. Se adquirida com agência, a fatura e o documento de quitação. Deverão ser apresentados, obrigatoriamente, os tickets/comprovantes de embarque e desembarque.

Ônibus com passagem individual: apresentar o canhoto original da passagem rodoviária.

Táxi/Transporte por aplicativo: apresentar recibo emitido pelo taxista ou aplicativo em nome do outorgado. Só serão considerados se a despesa foi autorizada no edital/Termo de Outorga E se o outorgado não recebeu diárias. Caso contrário, devem ser custeadas pelo valor das diárias.

Por meio de bilhetes ou recibos de passagem fluvial com nome do passageiro, trecho percorrido, dados e valor pago.

Recursos para cobrir despesas adicionais, tais como fretes, embalagens, desembaraços alfandegários, seguros, armazenamento, serviços de despachante, etc., necessárias à efetiva aquisição de materiais no exterior.

Devem ser apresentados: para o frete, o conhecimento de frete e comprovantes de pagamento; para seguros, comprovante do pagamento; para armazenamento, nota fiscal de serviços de armazenamento e comprovante; para serviços de despachante, nota fiscal de serviços e comprovantes.

São serviços como consertos, serviços gráficos, cópias, trabalho braçal, serviços técnicos especializados e consultoria. Devem seguir o detalhamento aprovado no plano orçamentário. Podem ser prestados por pessoas físicas ou jurídicas.

Trabalho braçal é aquele que envolve esforço físico intenso e tarefas que exigem o uso de força manual para realizar atividades específicas, geralmente de natureza repetitiva ou que demandam habilidades práticas. Esse tipo de trabalho não exige formação técnica especializada, mas pode exigir habilidades práticas.

Nota fiscal de serviços; pesquisas de preços (mínimo 3); comprovante de pagamento. Se a empresa for isenta de emissão de notas fiscais, remeter recibo em papel timbrado, cópia do estatuto e da legislação de isenção.

Técnico/especializado: Nota fiscal de serviços; pesquisas de preços (mínimo 3); comprovante de pagamento.

Trabalho braçal: Deverá ser apresentado o RPA - Recibo de Pagamento a Autônomo (conforme modelo no site da Fapeal).

Deverão ser apresentados: documento que comprove a contratação do serviço; comprovante de pagamento.

Não é permitido o pagamento a servidor da administração pública, empregado de empresa pública ou de sociedade de economia mista, por serviços de consultoria ou assistência técnica, salvo em casos de trabalhos específicos (consultoria) em que se faz necessário para o desenvolvimento do projeto.

São as despesas realizadas com o propósito de formar e/ou adquirir ativos reais, abrangendo, entre outras ações, a compra de instalações, equipamentos, material permanente, títulos representativos do capital de empresas ou entidades.

Referem-se a bens com duração superior a dois anos, como mesas, máquinas, equipamentos de laboratório, eletrônicos, ferramentas, veículos, semoventes, entre outros. Também são classificados como material permanente: livros destinados à biblioteca, móveis adquiridos ou fabricados, e pequenas reformas para adequações estruturais.

As notas fiscais deverão conter, exclusivamente, itens dessa natureza, demonstrando as principais características do bem adquirido, como: marca, modelo, tipo, editora, autor, título da obra e outros. Equipamentos eletrônicos deverão ter o número de série declarado no documento fiscal.

Além das notas fiscais de material e mão-de-obra, deve ser apresentada a descrição do produto final.

Devem ser apresentadas as notas fiscais e recibos de serviços de terceiros (pessoa física ou jurídica).

Sim, os itens solicitados deverão estar direta e exclusivamente vinculados à execução do projeto de pesquisa.

Alteração/modificação entre os itens ou rubricas do Plano Orçamentário, seja em seu valor ou quantidade, exclusão ou inclusão de itens.

Qualquer alteração deverá ser solicitada, antes da execução dos recursos e da prestação de contas.

Deve ser solicitado à Assessoria Científica correspondente, via ofício, segundo o modelo disponibilizado no site.

É obrigatório o envio dos seguintes documentos:

• Ofício (numerado, datado, com dados do projeto, assunto, e justificativas das alterações, assinado pelo coordenador)
• Plano Orçamentário (novo plano completo com todas as alterações desejadas, incluindo itens não alterados; itens já executados não podem ser retirados ou ter valor reduzido abaixo do executado)
• Extratos Bancários de Aplicação Financeira (mês a mês, acompanhados de planilha detalhada de rendimentos, no caso de solicitação de uso dos rendimentos)

Sim, o remanejamento dos recursos do projeto estará sujeito às regras estabelecidas em edital, convênios e demais documentos que motivem a sua execução.

Define-se por reembolso a restituição financeira de despesas aderentes ao projeto realizadas com recursos próprios do outorgado.

Os pagamentos devem ser realizados, obrigatoriamente, direto ao credor. O pagamento de despesas para posterior reembolso é permitido em casos específicos e restritos.

É permitido na hipótese de haver atraso no repasse financeiro pela Fapeal e para pagamento de despesas internacionais. Mesmo nestas situações excepcionais, os comprovantes devem obedecer às formalidades do Manual, e as despesas devem ser as aprovadas no plano orçamentário.

Para solicitar reembolso nestes casos:

1. Realizar o pagamento com recursos pessoais
2. Coletar todos os comprovantes exigidos (notas fiscais, recibos, etc.)
3. Solicitar formalmente o reembolso à Fapeal
4. Apresentar extratos bancários que comprovem o pagamento

Estão sujeitos à Prestação de Contas todos os Auxílios à Pesquisa e/ou Subvenção concedidos pela Fapeal, na totalidade dos recursos financeiros efetivamente liberados.

No caso de contestação de documentos ou pedidos de esclarecimentos (diligência), o outorgado deverá cumprir a exigência no prazo determinado no documento que a solicitar.

Na ausência da documentação comprobatória requerida, deverá ser restituída à Fapeal a importância correspondente às despesas glosadas.

Se o valor da restituição for acordado por meio de "Termo de Confissão de Dívida", o valor original será corrigido conforme o índice da poupança. Os recursos utilizados em desacordo com as normas serão devolvidos atualizados monetariamente pela poupança. Saldo mantido em conta corrente não utilizado também será devolvido atualizado pela poupança.

Caso o outorgado não responda às diligências encaminhadas, completando 90 (noventa) dias corridos do envio da primeira diligência, o processo será encaminhado para o departamento jurídico. As diligências não atendidas no prazo estipulado (geralmente 10 dias úteis após notificação) poderão ensejar a imediata reprovação total ou parcial da Prestação de Contas, encaminhamento ao setor jurídico e consequente registro da inadimplência no Cadastro da Fapeal.

É obrigatória a apresentação dos extratos bancários, mês a mês, contendo a totalidade da movimentação da conta corrente. Extratos da aplicação financeira também devem ser entregues, mês a mês, desde o início da aplicação até a data da prestação de contas.

A não aplicação dos recursos implicará no ressarcimento, pelo outorgado, à conta do projeto e/ou à Fapeal, do rendimento que seria auferido no período em que os recursos não foram aplicados.

Serão devolvidos os recursos utilizados em desacordo com as legislações vigentes e as normas da Fapeal. Caso não tenham sido utilizados, o saldo remanescente ao término da vigência do Termo de Outorga também deve ser devolvido.

A apresentação da Prestação de Contas será composta pelos documentos (modelos disponíveis no site da Fapeal), na seguinte sequência:

1. Ofício de Encaminhamento
2. Anexo I - Demonstrativo Financeiro
3. Anexo II - Relação dos Comprovantes de Despesas de Custeio (em ordem cronológica)
4. Anexo III - Relação dos Comprovantes de Capital (em ordem cronológica)
5. Documentação comprobatória da despesa (notas fiscais, cupons fiscais, DANFE, faturas, recibos, bilhetes de embarque, etc.)
6. Documento que comprove o pagamento da despesa (comprovante de crédito em conta, PIX, depósito/transferência, boleto bancário)
7. Recibo de Diárias, quando for o caso
8. Certificado ou declaração de participação em evento, quando for o caso
9. Extratos da Conta Corrente específica do projeto, mês a mês
10. Extratos da Aplicação Financeira, mês a mês, demonstrando o rendimento líquido
11. Comprovante de Devolução do Saldo não utilizado
12. Comprovante de Devolução das Despesas Bancárias, se houver
13. Relação de Bens Permanentes Adquiridos ou Produzidos, quando for o caso
14. Comprovante de Encerramento da Conta Bancária, quando for o caso

A documentação pode ser enviada de duas formas:

• Digitalmente: Pelo sistema Plane, conforme orientações da Assessoria Científica
• Fisicamente: Documentos originais, encadernados e protocolados na Fapeal

Sim. Quando apresentada de forma digital, o outorgado deverá, obrigatoriamente, manter em arquivo os documentos originais relacionados ao projeto por um período mínimo de 5 (cinco) anos após seu encerramento.

As despesas serão comprovadas mediante o encaminhamento dos documentos ORIGINAIS (faturas, recibos, notas fiscais, etc.), devidamente quitados. Não serão aceitos documentos com rasura ou com prazo de validade vencido. Os documentos fiscais devem ser emitidos em nome do outorgado/CPF (Auxílio à Pesquisa) ou empresa/CNPJ (Subvenção). Cupons fiscais, tickets de embarque e extratos de papel termossensível devem ser apresentados com suas respectivas cópias. Deve-se observar a lista de itens financiáveis e não financiáveis do edital e as despesas aprovadas no plano orçamentário. Toda documentação original apresentada deverá ter sido emitida no prazo de vigência do Termo de Outorga.

A Fapeal verificará se a empresa fornecedora está ativa e habilitada nos cadastros fiscais públicos (SINTEGRA e CNPJ).

Caso seja detectada alguma Nota Fiscal não habilitada, a Fapeal solicitará ao outorgado a apresentação de Prestação de Contas Complementar no valor da Nota Fiscal glosada ou a restituição da importância aplicada.

A Prestação de Contas será aprovada quando for comprovada, de forma clara e objetiva, a execução regular do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio à Pesquisa e/ou Subvenção, em conformidade com o edital, o Manual e demais normas vigentes.

A Prestação de Contas será reprovada quando a execução não for apresentada conforme o que determina o edital, o Termo de Outorga, este Manual e demais normas vigentes ou ocasionar dano ao erário.